Der elektronische Rechnungsaustausch kommt – egal ob XRechnung oder ZUGFeRD!

Sind Sie darauf vorbereitet?

Mit der Unterzeichnung des Gesetzes am 04.04.2017 wurden die Weichen zur Einführung eines technologieneutralen E-Invoicing-Standards für öffentliche Auftraggeber in Deutschland gelegt.

Die EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (2014/55/EU) wurde mit dem E-Rechnungsgesetz im April in nationales Recht umgesetzt. Ab November 2018 werden daher sukzessive alle öffentlichen Auftraggeber dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, sofern sie der von der EU vorgegebenen Norm entsprechen. Mit der Ausarbeitung dieser Norm wurde das CEN (Europäisches Komitee für Normung) beauftragt. Das CEN legte hierzu bisher ein semantisches Datenmodell vor, welches zukünftig bestimmt, wie der Inhalt einer Rechnung aussehen muss. Außerdem wurde eine Syntaxliste veröffentlicht, welche die zulässigen Rechnungsformate definiert.

Zeitplan zur E-Rechnungspflicht in Deutschland

Rechtliche Umsetzung bis 27.11.2018

Anwendung der Richtlinie

  Bundesbehörden: Umsetzungsfrist 18 Monate nach Veröffentlichung

  Übrige öffentliche Auftraggeber: Umsetzung 30 Monate nach Veröffentlichung

Das Format XRechnung wurde im Rahmen des Projektes „E-Rechnung“ des IT-Planungsrates entwickelt und soll für öffentliche Auftraggeber die europäische Norm in Deutschland umsetzen. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um einen neuen losgelösten Standard, sondern vielmehr um eine Konkretisierung der europäischen Vorgaben, welche den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen soll.

Die XRechnung gliedert sich in weitere bekannte XStandards wie XFinanz oder auch die XVergabe ein. Ziel ist bspw. die Verknüpfung von XVergabe und XRechnung, damit von der ursprünglichen Ausschreibung bis zur Rechnungsabwicklung alle wesentlichen Schritte in einem Datenfluss abgewickelt werden können. Auf technischer Seite handelt es sich bei der XRechnung um ein reines Datenformat, d. h. die Rechnungsdaten werden nicht nochmals in einem formatierten Sichtformat aufgearbeitet, wie dies bspw. bei ZUGFeRD der Fall ist. Der von einigen deutschen Unternehmen bereits genutzte hybride Standard entspricht in der derzeitigen Version allerdings nicht der europäischen Norm.

Für Behörden und Unternehmen stellt sich vor diesem Hintergrund die Frage, auf welchem Weg und mit welchen Lösungen sie zukünftig eine digitale Rechnung verarbeiten sollen und wie sie den Umstellungs- und Verarbeitungsprozess optimal gestalten können. Zu den drei relevanten technischen Komponenten gehören sowohl der elektronische Rechnungseingang, der digitale Rechnungsworkflow als auch ein digitales Archiv zur revisionssicheren Ablage. Doch auch weitere organisationsinterne Änderungen (z. B. Entscheidungen zentraler oder dezentraler Rechnungseingang, weitere zentral zu erledigende Aufgaben, Roll-out-Strategie, optimales Level der Automatisierung) dürfen bei der Umsetzung nicht außer Acht gelassen werden. Daneben gibt es Fragstellungen, ob und wie die zentrale E-Rechnungsplattform des Bundes in die Prozesse Ihrer Verwaltung eingebunden werden kann.

Das Potenzial der E-Rechnung geht für alle Beteiligten weit über eine bloße fristgerechte Erfüllung hinaus! Vielmehr gilt es sowohl für die öffentliche Verwaltung, als auch deren Lieferanten die Chancen für Einsparungen, Effizienzsteigerungen und Verkürzung der Durchlaufzeiten zu realisieren. Ob und wie weit es zu einer tatsächlichen Verpflichtung der Lieferanten durch die Behörde kommen wird, ist noch in Diskussion. Doch auch hier gilt: die E-Rechnung ist nicht eine Pflicht, sondern eine ungemeine Chance!

Bonpago berät seit 17 Jahren die öffentliche Verwaltung bei Projekten, die an den Schnittstellen von Strategien, Prozessen und Technologien im Bereich Finanz und Rechnungswesen anzusiedeln sind. In über 300 erfolgreich abgeschlossenen Projekten hat Bonpago durch ihre Expertise überzeugt und Kunden begeistert.

Bonpago versteht sich als neutraler Projektpartner mit einer hervorragenden Vernetzung in die Industrie, die Verwaltung und auch zu Dienstleistern der relevanten Segmente.

U. a. begleitete die Bonpago das Bundesministerium des Innern bei der Umsetzung der EU-Richtlinie zur verpflichtenden Einführung der E-Rechnung und der Entwicklung einer Strategie für die Implementierung der E-Rechnung auf Bundesebene. Die Bonpago ist jedoch nicht nur auf Bundesebene, sondern sowohl auf kommunaler Ebene bspw. bei der Stadt Nürnberg als auch auf Landesebene beim Freistaat Sachsen bei der Einführung der elektronischen Rechnung und Anpassung der rechnungslegenden Prozesse aktiv.

Mit der Einführung neuer Rechnungsstandards in der öffentlichen Verwaltung, sowie den zahlreichen privatwirtschaftlichen Rechnungsformaten und Übertragungsmethoden entsteht eine zunehmend unübersichtlichere Marktsituation. Wir helfen unseren Kunden dabei den Überblick zu bewahren und mittels strukturierter und praxiserprobter Verfahren die optimale Lösung für die Anforderungen zu finden.

Ein bewährter Einstieg in ein Projekt ist der E-Invoice-Ready-Check. Unsere Experten nehmen hierbei zunächst Kennzahlen des Kundenunternehmens oder der Verwaltung über einen Fragebogen auf. Danach analysieren sie zusammen mit den verantwortlichen Personen im Rahmen eines Vor-Ort-Workshops Prozessabläufe und erarbeiten Anforderungen an Prozess und Technologie. Gestützt durch eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wird dann in der Regel ein passendes Lösungsmodell abgeleitet und in Form einer Präsentation für die Führungsebene aufbereitet.

Im Rahmen unserer Projekte geben wir unsere Erfahrungen hinsichtlich einzelner Lösungen sowie Anbieter und Dienstleister an unsere Kunden weiter. Die Kombination umfassender Markt- und Methodenkenntnis verhindert wirksam die Auswahl einer suboptimalen Lösung und sichert einen reibungslosen Projektablauf. Unsere Dienstleistungen sind dabei modular aufgebaut. Sie erhalten stets nur das Modul, das Sie benötigen – d. h. nicht mehr und nicht weniger.

Bonpago Projekte
Abbildung: Beispielhaftes Projektvorgehen

Bonpago versteht sich als neutraler Projektpartner mit einer hervorragenden Vernetzung in die Industrie, die Verwaltung und auch zu Dienstleistern der relevanten Segmente.

Auch über die Beratungsmandate hinaus setzen sich die Experten von Bonpago mit dem Thema E-Rechnung auseinander. Sowohl im Rahmen eigener Publikationen zum Thema, wie unsere Veröffentlichungsreihe Digital Insights, als auch im Kontext von Pressebeiträgen Fachbeiträgen (z.B. Innovative Verwaltung, oder Welt N24) und Vorträgen auf Fachveranstaltungen sind unsere Mitarbeiter gefragte Kompetenz-Träger. Die Mitwirkung und Federführung bei zahlreichen Buchveröffentlichungen unterstreicht den wissenschaftlichen Anspruch unserer Arbeit. So erschien beispielsweise 2014 der „Leitfaden Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“ unter Beteiligung von Dr. Donovan Pfaff.

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und profitieren auch Sie von unserem Know-How!